Politique de confidentialité

POLICE VIE PRIVEE 

  1. Introduction  

Cette police vie privée concerne toutes les données qui sont récoltées et utilisées par HOLOROOM représentée par Monsieur William DE DIJCKER, dont le siège social est sis à 4840 WELKENRAEDT, Rue des Wallons 51 et inscrite à la BCE sous le numéro BE 0720.545.890

HOLOROOM peut être contacté par téléphone au 0498184326 ou par e-mail william@holoroom.io

Elle a pour but de présenter à la personne concernée les finalités et les fondements qui s’appliquent aux traitements de ses données personnelles dans le cadre de la navigation sur le site Internet.

  1. Définitions  

Autorité de contrôle : Une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique il s’agit de l’Autorité de protection des données.  

Client : La personne physique ou morale qui réalise une commande auprès du Responsable du traitement ou pour laquelle le Responsable du traitement offre un service ou un bien.  

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.  

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, il consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement.  

Notification : L’information de l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel.  

Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.  

Prospect : Une personne qui pourrait potentiellement devenir un nouveau client, c’est-à- dire une personne que le responsable du traitement cherche à atteindre afin de générer des ventes.

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de HOLOROOM. 

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.   

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.  

Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.  

  

  1. Quelles sont les Données collectées et dans quel but le Responsable du traitement conserve-t-il ces Données ?   

Conformément au RGPD, les Données sont collectées pour des finalités déterminées.   

La collecte des Données doit également reposer sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.   

Si le Responsable du traitement décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité.  

Les premières informations (concernant les clients, fournisseurs, prospects, ..) peuvent être collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement.  Les Données collectées sont les données d’identification personnelle suivantes : 

  • Le nom ;
  • Le prénom ;
  • Adresse postale ;
  • L’e-mail ; 
  • Numéro de téléphone.

Ces Données sont récoltées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat et permettent au Responsable du traitement de gérer sa clientèle (réponse aux questions clients et des demandes, gestion des paiements, …). L’utilisation de ces données peut également résulter d’une obligation légale (ex : en matière de comptabilité). 

Elles peuvent également être collectées dans l’intérêt du Responsable du traitement (gestion des plaintes et fins de marketing).

  1. Collecte d’images des biens immobiliers 

Dans le cadre de la fourniture de ses services de création de visites virtuelles et de contenus visuels immobiliers, HOLOROOM est amené à capter et traiter des images de biens immobiliers.

Ces images ont pour objet exclusif la présentation et la commercialisation des biens concernés. Elles sont, en principe, réalisées de manière à ne pas permettre l’identification de personnes physiques (absence de visages, de personnes ou d’éléments directement identifiants) et ne constituent dès lors pas, a priori, des données à caractère personnel au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données.

Les contenus visuels sont hébergés sur des serveurs exploités par un prestataire technique situé aux États-Unis dont la politique en matière de gestion des données est disponible ICI . 

Le Prestataire veille à ce que cet hébergement s’effectue conformément aux mécanismes de transfert autorisés par la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment par la mise en place de garanties appropriées assurant un niveau de protection adéquat.

Toutefois, le Prestataire n’assume aucune responsabilité quant au traitement éventuel, à la conservation, à l’exactitude ou à l’exploitation de données techniques et statistiques par les prestataires tiers d’hébergement ou d’analyse, ceux-ci agissant en qualité de fournisseurs de services techniques indépendants.

  1. Combien de temps sont conservées les Données ?   

Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement.   

Les durées de conservation sont déterminées sur plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la Personne concernée qui en fait la demande.   

Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation.   

  

  1. Qui collecte les Données ?  

Les Données peuvent être collectées par le Responsable du traitement ou par les sous-traitants du Responsable du traitement. Les Données sont alors répercutées au Responsable du traitement.  

La liste des intermédiaires peut être communiquée sur demande.   

   

  1. Comment les Données sont-elles collectées ?  

Les Données sont collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement, par l’intermédiaire du site internet ou par ses sous-traitants.  

  1. Avec qui les Données seront-elles partagées ?  

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :  

  • Les prestataires de services choisis par le Responsable du traitement, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;  
  • Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ;  
  • En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;  
  • Comptable, autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales du Responsable de traitement (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.) ;   

La liste des prestataires peut être communiquée sur demande.  

  

HOLOROOM ou ses sous-traitants ne procèdent en aucun cas à la commercialisation des données personnelles. 

  1. Comment les sécurisons-nous ?  

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :  

  • des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; 
  • des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.   

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.  

  

  1. De quels droits disposez-vous ?  

En fonction du type de traitement opéré sur les données personnelles, la Personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants :  

  

  1. Droit à l’information  

Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information.  

La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :   

  • La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;   
  • Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;  
  • Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.   
  1. Droit d’accès  

Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles.  

Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints.  

Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.  

Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.  

  

  1. Droit de rectification  

Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.  

La Personne concernée peut également demander à ce que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.  

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.  

  

  1. Droit à l’effacement  

La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :  

  • Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;  
  • La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ; 
  • La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;  
  • La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;  
  • Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;  
  • Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis. 

Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande.  

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.  

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé. 

Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire :  

  • à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;  
  • pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;  
  • à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;   
  • à des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.  

  

  1. Droit à la limitation du traitement  

La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :  

  • l’exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;  
  • le traitement est illicite et la Personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;  
  • le Responsable du traitement n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;  
  • la Personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée.  

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.  

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.  

  

  1. Droit à la portabilité  

Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.  

La Personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.  

  

  1. Droit d’opposition  

La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.  

La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.   

Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.  

  1. Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ?   

Une demande d’information peut être déposée en interne, via l’adresse mail : william@holoroom.io

Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données.  

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :   

  

  

Dernière modification : Février 2026.